Empfang & Praxisorganisation (m/w/d) – 24-38 Std./Woche in Wedel

Im Therapiezentrum Wedel suchen wir eine herzliche, zuverlässige und organisierte Persönlichkeit, die unseren Empfang mit Leben füllt.

Der Empfang ist bei uns kein Durchlauftresen. Du bist die erste Stimme am Telefon, das erste Gesicht an der Tür – und Teil eines fünfköpfigen Backoffice-Teams, das dafür sorgt, dass sich unsere Therapeut:innen auf ihre Klient:innen konzentrieren können statt auf Papierkram.

Am Vormittag und Mittag arbeitest du eng mit deinen Kolleg:innen zusammen. Ab dem späten Nachmittag hältst du den Empfang eigenständig – mit klaren Abläufen im Rücken und Therapeut:innen im Haus. Das braucht jemanden, der gerne selbst entscheidet.

Konkret heißt das: Du hältst den Terminplan lebendig, prüfst Rezepte, bereitest die Abrechnung vor, kümmerst dich um Ausfallrechnungen und rufst Neuklient:innen aktiv an, wenn im Plan Lücken entstehen. Das ist Praxisorganisation, nicht Telefondienst.

Wenn du gerne mit Menschen arbeitest, einen reibungslosen Praxisalltag schätzt und dich in modernen Praxis-Software-Systemen sicher bewegst – dann möchten wir dich unbedingt kennenlernen.

• Empfang und erste Anlaufstelle für unsere Klient:innen
• Telefon und E-Mail-Postfach in deiner Verantwortung
• Aktive Terminsteuerung: Neuklient:innen einbestellen, Lücken schließen
• Rezeptprüfung und Vorbereitung der Abrechnung
• Ausfallrechnungen und Mahnwesen
• Enge Zusammenarbeit mit Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Rehasport

Du berichtest direkt an unsere Praxismanagerin Doris, die dich einarbeitet und deine erste Ansprechpartnerin bleibt.

Das brauchst du

• Erfahrung im Gesundheitswesen – Praxis, Klinik oder MVZ
• Sicherer Umgang mit Heilmittelverordnungen
• Routine in einer Praxissoftware, idealerweise MediFox therapie
• Du arbeitest gerne eigenverantwortlich und triffst auch allein Entscheidungen
• Resilienz im Umgang mit Klient:innen: Du bleibst freundlich, auch wenn der Wartebereich voll ist und das Telefon klingelt
• Zuverlässigkeit und schnelle Auffassungsgabe
• Technisches Verständnis für Prozesse – du erkennst, wenn etwas unrund läuft, und sprichst es an
• Freude an echter Teamarbeit
• Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift

Schön, wenn du das mitbringst

• Kenntnisse in der Heilmittel-Abrechnung mit den Krankenkassen
• Erfahrung mit Rehasport-Verwaltung
• Lust darauf, Abläufe nicht nur auszuführen, sondern mitzugestalten

Arbeitszeit: 38 Stunden pro Woche in Vollzeit / 5-Tage Woche

• Montag bis Donnerstag: 12:00 – 20:00 Uhr
• Freitag: 7:30 – 16:00 Uhr

• Montag bis Donnerstag: 13:30 – 19:30 Uhr
• Freitag: 8:00 – 14:00 Uhr
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• Montag bis Donnerstag: 13:30 – 19:30 Uhr

Feste Zeiten, kein Schichtwechsel, keine Wochenendarbeit. Du weißt im Januar, wie dein Dezember aussieht.

Das bekommst du bei uns

• 19 – 22 € pro Stunde, je nach Erfahrung – rund 3.100 bis 3.500 € brutto monatlich
• Brutto-Gehaltsangabe inkl. 
  • 40 € vermögenswirksame Leistungen
  • 50 € Sachkostenzuschuss monatlich
  • 49€ Zuschuss zum Deutschlandticket
• 31 Urlaubstage bei 5-Tage-Woche: 30 frei wählbar, dazu je ein halber Tag Weihnachten und Silvester
• Ein Backoffice-Team von fünf Menschen, die sich gegenseitig den Rücken freihalten
• Insgesamt 35 Kolleg:innen in einem Haus, das seit 1996 wächst
• Zwei Minuten zu Fuß vom S-Bahnhof Wedel
• Digitale Prozesse statt Zettelwirtschaft
• Regelmäßige Teamausflüge

Start: ab sofort oder zum 01.08.2026